說的不一定比做的容易！但有效的溝通能讓夥伴們傳遞的訊息清晰明瞭，讓計劃進行得更加順暢，使得團隊更有效率，員工們也會因此形成更緊密的連結。然而，現實狀況遠比想像中的困難。尤其當蠟燭多頭燒──為了生活、工作和永遠趕不完的代辦清單忙得焦頭爛額時，有效溝通自然就不是我們所留意的，這卻也導致效率低落與挫折感。
遠距上班又讓溝通隔了幾座山：透過電子郵件、通訊軟體、甚至Zoom都難以評估現場反應，更難確保我們的訊息是否被正確地解讀。仔細回想與工作夥伴的溝通過程，檢視你是否曾經踩中以下溝通地雷區:
如有你正踩在以上地雷區，不妨試試以下解方以增進工作關係
1.假設自己與他人的溝通習慣相同
傾向自己的偏好乃人之常情，當遠距上班時更是如此！然而，當以人們偏好的方式溝通時，溝通對象會比較容易了解我們的意圖，進而給出具有價值的答覆。
解方：謹記白金定律（用他人想被對待的方式來對待他人），並參考團隊成員們EMERGENETICS（EG）測驗的個人檔案，找出他們偏好的思考邏輯與行為模式，就能訂製出專屬他們的溝通模式。
2.過度依賴單一溝通方式
過去幾個月，我們不斷接收到來自各類團隊疲於使用Zoom，並且已經好幾周沒有實體面談的抱怨！情況相當不理想。取決於「#表達」偏好，人們可能偏向使用手機、影片、電子郵件與通訊軟體，然而，魚與熊掌不可兼得，每種工具都有其利弊。
解方：反思溝通的目的──這個資訊需要言語說明嗎？還是需要一些更新呢？將這些訊息的重要性與溝通對象的偏好接收方式一起考慮。若是你剛才寄出的信篇幅稍長，不妨考慮致電，展現你的專業與溝通誠意。
3.隱瞞溝通目的
當溝通目的不清晰，訊息便流於無用──尤其當有「#分析」偏好的人急切地想了解一件事的關鍵時，清晰的目的至關重要。
解方：在以口頭或手寫的溝通場合，直接了當地闡明觀點，讓聽眾能在最短的時間內理解甚麼是你想表達的。
4.不與他人分享觀點
雖然有些文字只是單純地分享資訊，然而更多情況下，一段文字將逐步導向一個結論或開啟新一階段的對話。在這些情況下，不闡明自己的論述將導致觀點混淆與溝通效率低落。
解方：清晰地表達觀點或自己偏好的結論。對落於「堅定」特質前第一區間的人們而言，在不了解他人偏好的情況下直接地表達可能會令人不悅。試試在探索工作夥伴的心靈一隅時，以「我」為角度來說明自己的偏好與需求吧。
5.溝通前準備不足
準備不足的表徵可大可小──信件中的錯別字、報告資料的遺失等，這些失誤可能會使具有「結構」偏好（特別注重細節）的人們無法集中在溝通上。
解方：傳送訊息前再讀一次，並安排好會議、報告時間以排除錯誤和事前準備。另外，也可以參考Emergenetics模板上各個偏好，以預測可能面臨的提問。
6.無法同理感受
在較為孤立的遠距工作環境中，我們時常忽略他人的情緒反應。對於擁有「人際」偏好的同仁就比較少犯這種錯，因為他們認為情緒與事實同等重要。
解方：給予聽眾時間、空間、甚至意見版吸收資訊。確保他們有安全的空間可以交流、產生共鳴。
7.迴避困難的討論議題
當成員無法在現實中互動、共商正事，迴避討論具有難度的話題就變得容易。這樣一來，便無法面對面地回饋意見與提供壞消息，進而導致合作效率降低。
解方：預先擬定好方案，將會議導向具挑戰性之話題，提出明確、具體的例子，並持續給予回饋（切記論事不論人）。
8.事先預設溝通目的
在缺乏實體溝通又單打獨鬥的情況下，心理的小劇場總是特別容易上演。一廂情願地栽進自己以為的結論，或者意氣用事只會阻礙計畫進展並損害同僚關係。
解方：反覆檢視訊息並找出任何可能存在於──客觀上訊息表達之事與自我解讀之間的差距，透過提問也許可以彌補這些代溝並反芻自我的理解，以確保我們真正理解這些訊息與其背後含意。
9.不聆聽對方意見
聆聽是溝通的一大重點，當如果夥伴們可以自由地分享觀點並交流，並且你主動傾聽時，他們的獨到見解將使你獲益良多，更能確保計畫繼續推進前，所有成員都在同一個進度上。
解方：提問或發表意見前，默數五秒，給其他人發表的空間，並且，在發表時重申他人的回饋以加強資訊傳遞。
10.溝通匱乏
當員工們像互不相連的孤島般埋頭苦幹時，溝通的匱乏可能隨之形成──他們擔心自己可能會過度分享資訊，並且全然相信同事們已經了解計畫的最新進度。
解方：溝通永遠不嫌多，團隊裡最好設立分享資訊的規範。確立通訊軟體、信件、電話溝通和視訊的規範能讓團隊成員們清楚知道去哪裡更新進度。在完成一項任務或計畫後，你可能也得問自己：「誰必須跟上你的最新進度？」
11.眼界狹隘
當我們全身心地投注於工作，可能會疏於與同僚溝通，進而無法確保我們步調是否一致。這種錯誤可能導致效率低落與挫折感，特別是對於「變通」特質第一區間的人們──當工作因誤解而必須從頭來過時，不良影響尤甚。
解方：定期與團隊成員們檢閱進度──互相分享計畫的更新並考慮使用專案管理工具，確保所有重要資訊都已上傳並分享。
12.一心多用
一心多用在「變通」特質第三區間的人們眼中多被視為一種天賦。然而，當我們必須給予或接收資訊時，最好專心在溝通上，以免資訊混淆或惹惱溝通對象。
解方：暫時隔絕會使你分心的事物。請專注於你觸手可及的地方，例如：關閉信件和收起手機。不必擔心狗兒或小孩子，他們通常能使人笑逐顏開。
13.不尋求其他想法、觀點
由於成員們多獨立作業，遠距與半遠距團隊可能會因於缺乏交流想法的情況遭受更多損失，對於擁有「概念」偏好的人們影響尤甚。且缺乏交流想法也會扼殺彼此的靈感。
解方：安排意見交流會以激發思考力，並且針對重大計畫安排會議。主動將觸角伸及團隊成員以獲取不同意見，特別是擁有與你不同之特質傾向的夥伴，有助於用不同角度的意見看待你的計劃。
在遠距工作時做到有效溝通可能會花更多心思與時間，但帶來的結果絕對值回票價！用心的溝通可以加速你的計劃，並確保即使夥伴遠在海洋的另一端也能互相聯繫。留心自己的溝通習慣與以上事項，只要修正一個就能為團隊、為同僚情誼帶來正面影響。
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