13個遠距上班的溝通雷區與破解方式

說的不一定比做的容易!

但有效的溝通能讓夥伴們傳遞的訊息清晰明瞭,讓計劃進行得更加順暢,使得團隊更有效率,員工們也會因此形成更緊密的連結。然而,現實狀況遠比想像中的困難。尤其當蠟燭多頭燒──為了生活、工作和永遠趕不完的代辦清單忙得焦頭爛額時,有效溝通自然就不是我們所留意的,這卻也導致效率低落與挫折感。

遠距上班又讓溝通隔了幾座山:透過電子郵件、通訊軟體、甚至Zoom都難以評估現場反應,更難確保我們的訊息是否被正確地解讀。仔細回想與工作夥伴的溝通過程,檢視你是否曾經踩中以下溝通地雷區:

  1. 假設自己與他人的溝通習慣相同
  2. 過度依賴單一溝通方式
  3. 隱瞞溝通目的
  4. 不與他人分享觀點
  5. 溝通前準備不足
  6. 無法同理感受
  7. 迴避困難的討論議題
  8. 事先預設溝通目的
  9. 不聆聽對方意見
  10. 溝通匱乏
  11. 眼界狹隘
  12. 一心多用
  13. 不尋求其他想法、觀點

如有你正踩在以上地雷區,不妨試試以下解方以增進工作關係

1.假設自己與他人的溝通習慣相同

傾向自己的偏好乃人之常情,當遠距上班時更是如此!然而,當以人們偏好的方式溝通時,溝通對象會比較容易了解我們的意圖,進而給出具有價值的答覆。

解方:謹記白金定律(用他人想被對待的方式來對待他人),並參考團隊成員們EMERGENETICS(EG)測驗的個人檔案,找出他們偏好的思考邏輯與行為模式,就能訂製出專屬他們的溝通模式。

2.過度依賴單一溝通方式

過去幾個月,我們不斷接收到來自各類團隊疲於使用Zoom,並且已經好幾周沒有實體面談的抱怨!情況相當不理想。取決於「#表達」偏好,人們可能偏向使用手機、影片、電子郵件與通訊軟體,然而,魚與熊掌不可兼得,每種工具都有其利弊。

解方:反思溝通的目的──這個資訊需要言語說明嗎?還是需要一些更新呢?將這些訊息的重要性與溝通對象的偏好接收方式一起考慮。若是你剛才寄出的信篇幅稍長,不妨考慮致電,展現你的專業與溝通誠意。

3.隱瞞溝通目的

當溝通目的不清晰,訊息便流於無用──尤其當有「#分析」偏好的人急切地想了解一件事的關鍵時,清晰的目的至關重要。

解方:在以口頭或手寫的溝通場合,直接了當地闡明觀點,讓聽眾能在最短的時間內理解甚麼是你想表達的。

4.不與他人分享觀點

雖然有些文字只是單純地分享資訊,然而更多情況下,一段文字將逐步導向一個結論或開啟新一階段的對話。在這些情況下,不闡明自己的論述將導致觀點混淆與溝通效率低落。

解方:清晰地表達觀點或自己偏好的結論。對落於「堅定」特質前第一區間的人們而言,在不了解他人偏好的情況下直接地表達可能會令人不悅。試試在探索工作夥伴的心靈一隅時,以「我」為角度來說明自己的偏好與需求吧。

5.溝通前準備不足

準備不足的表徵可大可小──信件中的錯別字、報告資料的遺失等,這些失誤可能會使具有「結構」偏好(特別注重細節)的人們無法集中在溝通上。

解方:傳送訊息前再讀一次,並安排好會議、報告時間以排除錯誤和事前準備。另外,也可以參考Emergenetics模板上各個偏好,以預測可能面臨的提問。

6.無法同理感受

在較為孤立的遠距工作環境中,我們時常忽略他人的情緒反應。對於擁有「人際」偏好的同仁就比較少犯這種錯,因為他們認為情緒與事實同等重要。

解方:給予聽眾時間、空間、甚至意見版吸收資訊。確保他們有安全的空間可以交流、產生共鳴。

7.迴避困難的討論議題

當成員無法在現實中互動、共商正事,迴避討論具有難度的話題就變得容易。這樣一來,便無法面對面地回饋意見與提供壞消息,進而導致合作效率降低。

解方:預先擬定好方案,將會議導向具挑戰性之話題,提出明確、具體的例子,並持續給予回饋(切記論事不論人)。

8.事先預設溝通目的

在缺乏實體溝通又單打獨鬥的情況下,心理的小劇場總是特別容易上演。一廂情願地栽進自己以為的結論,或者意氣用事只會阻礙計畫進展並損害同僚關係。

解方:反覆檢視訊息並找出任何可能存在於──客觀上訊息表達之事與自我解讀之間的差距,透過提問也許可以彌補這些代溝並反芻自我的理解,以確保我們真正理解這些訊息與其背後含意。

9.不聆聽對方意見

聆聽是溝通的一大重點,當如果夥伴們可以自由地分享觀點並交流,並且你主動傾聽時,他們的獨到見解將使你獲益良多,更能確保計畫繼續推進前,所有成員都在同一個進度上。

解方:提問或發表意見前,默數五秒,給其他人發表的空間,並且,在發表時重申他人的回饋以加強資訊傳遞。

10.溝通匱乏

當員工們像互不相連的孤島般埋頭苦幹時,溝通的匱乏可能隨之形成──他們擔心自己可能會過度分享資訊,並且全然相信同事們已經了解計畫的最新進度。

解方:溝通永遠不嫌多,團隊裡最好設立分享資訊的規範。確立通訊軟體、信件、電話溝通和視訊的規範能讓團隊成員們清楚知道去哪裡更新進度。在完成一項任務或計畫後,你可能也得問自己:「誰必須跟上你的最新進度?」

11.眼界狹隘

當我們全身心地投注於工作,可能會疏於與同僚溝通,進而無法確保我們步調是否一致。這種錯誤可能導致效率低落與挫折感,特別是對於「變通」特質第一區間的人們──當工作因誤解而必須從頭來過時,不良影響尤甚。

解方:定期與團隊成員們檢閱進度──互相分享計畫的更新並考慮使用專案管理工具,確保所有重要資訊都已上傳並分享。

12.一心多用

一心多用在「變通」特質第三區間的人們眼中多被視為一種天賦。然而,當我們必須給予或接收資訊時,最好專心在溝通上,以免資訊混淆或惹惱溝通對象。

解方:暫時隔絕會使你分心的事物。請專注於你觸手可及的地方,例如:關閉信件和收起手機。不必擔心狗兒或小孩子,他們通常能使人笑逐顏開。

13.不尋求其他想法、觀點

由於成員們多獨立作業,遠距與半遠距團隊可能會因於缺乏交流想法的情況遭受更多損失,對於擁有「概念」偏好的人們影響尤甚。且缺乏交流想法也會扼殺彼此的靈感。

解方:安排意見交流會以激發思考力,並且針對重大計畫安排會議。主動將觸角伸及團隊成員以獲取不同意見,特別是擁有與你不同之特質傾向的夥伴,有助於用不同角度的意見看待你的計劃。

在遠距工作時做到有效溝通可能會花更多心思與時間,但帶來的結果絕對值回票價!用心的溝通可以加速你的計劃,並確保即使夥伴遠在海洋的另一端也能互相聯繫。留心自己的溝通習慣與以上事項,只要修正一個就能為團隊、為同僚情誼帶來正面影響。