有效表達的影響力

當你在回想上個月與有關工作的記憶時,你發現有多少次的對話因為對方誤解你的意圖而讓溝通的影響力被大幅削弱了呢?

言者有意聽者無心,當別人對我們說的話解讀不一致時,我們很容易落入「#意圖」與「#影響」的代溝之中。反之亦然,我們自己也可能誤解他人的語意,不自覺的會落入這樣的陷阱。

在工作場合裡,你可能也遇過以下情況:

🤫明明是一封想解釋、消除疑慮的信件,卻收到對方更多疑問(甚至是鬼打牆的無限迴圈)

😫想做一場賈伯斯式的簡報,結果大家收到的是觀落陰式的效果

🤯政策推行的效力不彰,一個口令十個抗議

🤬給出超棒的建設性的回饋後,同事說我尖酸刻薄

我們在非常依賴科技的溝通工具下(如:電子郵件、視訊、line)能看到的只有文字,聽到的只有對方聲音,要像平常解讀對方的肢體語言及情緒會變得尤為困難,誤會無時無刻都可能發生。雖然如前文所述的「意圖」與「影響」代溝在工作場合中屢見不鮮,其造成的影響卻不容小覷──不僅會影響我們與同事,甚至損害工作效率與夥伴的情誼。

簡單三招讓你成為講話不在出代誌溝通高手

為了讓所言發揮預期的效果,我建議先了解以下三者:

  • 自己
  • 聽眾
  • Emergenetics 的特質分析

了解自己

自我了解是大多數專業領域發展的起點,於增進溝通技巧亦然。當你了解自己,不僅可以找出自己直覺性著重的要素與自己呈現資訊的預設方式,還能明瞭自己的優勢與盲點。這時就是你複習自己的Emergenetics報告最好的時機點了,打開你的app就能清楚的區分你的表達風格如何展現出自己的行為與思路偏好。也可以加入一個你信任的團隊,或與好友、專業人士連結,便能與他人比對,進而更了解自己。

洞察聽眾

上述固然重要,然而自知僅為溝通之道的半途。透過了解聽者的偏好,我們將能更清楚明白該如何表達;多花心思在用字遣詞上,並因人制宜地修改表達方式也是對聽者關切與尊重的體現。如果同事們有Emergenetics報告,不妨在Emergenetics的app上與他們連結,如此便能參考為你們量身訂製的溝通要點,讓關係更融洽。

若還沒有他們的Emergenetics報告,也可以試試其他方式修練溝通之道──反思同事們職責的需求;檢視過去並找出適當的溝通方法;或是直接問他們偏好的溝通方式。

了解Emergenetics報告中的特質分析屬性

網路上的溝通教戰守則雖說千方百種,但Emergenetics提供給我們一個簡單的框架──由七種泛用性高的偏好分析量表構成,每個人在都該量表都有其偏好,因此可以參考下文關於這七種屬性之說明,以確保我們的訊息符合聽者偏好。如果你知道溝通對象在Emergenetics分析中的偏好,可聚焦在與該對象的溝通建議,如果你不確定他們的偏好屬性或是你在對一大群人說話,將所言調整至與該偏好的大方向一致即可。

分析偏好

具分析偏好的人們喜歡快速切入重點,而且向他們傳遞訊息時,切記要據理論證,最好援引具公信力、權威之資料來源以支持你的論點。以文本向他們呈現資訊時,以標示要點、用心排版、#加入標題等方式呈現重要資訊 來吸引他們的注意力。

結構偏好

具結構偏好的人們喜愛細節,所以一封鉅細靡遺、禮節得體但稍具篇幅的信對他們而言可能是一種享受(前提是不離題)。在你提供的資訊中,他們通常會期待看到非常具體的步驟,包括時間上的先後順序。當你知道聽者來自這個群體,在起草文案或講稿時,不妨考慮 #提供逐步或線性的步驟過程。

人際偏好

具有人際偏好的人們通常以人為優先,當你分享資訊時,切記著重闡明相關人士的利害關係。對他們而言,鮮活的人之所感與死板的數據資料一樣是具參考價值的,因此與其交涉時語帶真誠是為不二法門。在書寫文案上,以 #友善的問候開篇 能為此交流奠定正面的基礎。

概念偏好

具概念偏好的人們傾向於展望未來,若能描繪前景藍圖並找出創新契機,你可能會更傾向於與他們接觸。在傳遞文字訊息上,以 #意象化、圖示甚至 #表情符號呈現資訊,如此便能切中他們與生俱來的視覺直覺。

表達特質

表達特質描述每個人如何處理他們所接收的訊息。落於光譜第一區(偏向內斂)的人們偏好先針對主題思考,發言多半不是第一選擇;第三區(偏向外放)的人們偏好第一時間說出想法;第二區(位於中間值)根據情況決定傾向。

若想支援第一區的夥伴,不妨嘗試:

如果可能,在開展話題前提供相關資訊

要求回應前,給他們時間釐清思緒

若想支援第三區的夥伴,不妨嘗試:

第一時間給他們 分享回饋的機會

將話題視為討論的起點

堅定特質

堅定特質描述人們如何傳遞自己的想法、感受與所信之物。每個人可能有各不相同的方式表達想法,有些傾向直接了當的手段(第三區),另一些則偏好採取溫和有禮的方式(第一區),也有人落於光譜兩端之間──根據情況調整表達態度。

若想與第一區的人們相處融洽,不妨嘗試:

#廣納提問以確保他們支持你的論點找出討論的里程碑以

#確保所有人都跟得上節奏

若想與第三區的人們相處融洽,不妨嘗試:

#開啟有建設性的討論

#直白地表達看法

變通特質

變通特質描述人們得知變化時的潛在反應。位於光譜第一區的人們偏好維持原樣;第三區的人們傾向採取應變措施──即便決策已箭在弦上;第二區則根據變化本身決定維穩或採取應變。

若想支援第一區的夥伴,不妨嘗試:

#解釋所言之物背後的原因

#給他們時間適應變化

若想支援第三區的夥伴,不妨嘗試:

#提供他們選項

#告知他們仍有調整的餘地

下次要和夥伴或是主管匯報時,不仿參考以上思考偏好與行為說明,將前文所述作為發表前的檢查項目。確保你在每個偏好的需求都至少包含一點,如此便能對你的聽眾展現尊重,並將被誤解的可能性降至最低。