專欄文章

你是職場爛好人嗎?讓Emergenetics告訴你拒絕的藝術~

拒絕他人一直是人際互動上較為敏感卻又不得不學的技能,懂得如何拒絕讓我們在職場中不會莫名其妙多出一些工作,也能夠讓我們更加接近自己的理想狀態,甚至在任何會議中更加無往不利。學會好好拒絕的優點不勝枚舉,但問題在於「要怎麼學會拒絕的藝術,但又不得罪人呢?」

多數人與生俱來便擁有幫助他人的想法,而這讓拒絕別人成為一件難事。由於助人的天性,我們拒絕別人的請求時往往會伴隨著罪惡感,可能也會擔心拒絕將讓對方與我們建立關係的意願大大降低,或是在我們向其求助時也選擇拒絕。

然而,這仍不會動搖拒絕的影響力以及重要性,甚至在某些狀況下,拒絕對我們或他人而言是正向的。拒絕能幫助我們保持專注,讓我們有時間完成重要的工作,或是把時間留給親朋好友,有時候甚至也是一個計畫的成敗關鍵。

之前我們有一篇關於坦承文化的文章,而這也讓我想到,創造誠實、公開、透明且正向的文化環境不僅是學會拒絕的核心所在,更能加速我們學習如何拒絕的過程。

如何對各個思維/行為偏好SAY: NO

告訴別人你不能幫助他們,或是跟別人說他們是是錯的往往讓我們覺得有些尷尬,為了讓這件事變得容易一些,不妨將拒絕的方法調整為符合對方思維/行為偏好的方法。

如果能夠理解同事們的思維並以他們能夠共鳴的方法來處理拒絕的狀況,他們便更可能了解我們的處境,進而發自內心尊重與接受我們的拒絕。

如果你要拒絕分析偏好:

l   解釋你拒絕的原因

l   引用可信數據、資訊讓你的拒絕更有說服力

下列在各個思維/行為偏好的探索過程中,我們會透過一個句子來生動地展示該如何應用如上的兩個溝通秘訣,試著思考一下你要如何將這樣的溝通要點應用在拒絕不同偏好的狀況中。

先來看看真實狀況可以怎麼拒絕藍色大腦吧:

「很遺憾我必須對要先跳過這個專案,因為這和我們團隊當時定的目標和目的都有所背離,基於效率考量,我們目前沒有多的資源可以來執行」

如果你要拒絕結構偏好:

l   告訴他你手上事務的具體細節以及工作計畫

l   將你的解釋帶回到某個緊急的交件期限、工作流程或是重要的專案

 這兩點是甚麼意思呢?舉個例子:

「我手上有一個客戶關係管理系統的調整工作,目前還有10個項目要調整參數暫時走不開,而且我必須在期限之前在測試一次才能送出,我需要先完成手頭上的工作才能有時間好好看一下你的專案。」

如果你要拒絕人際偏好:

l   將重點放在他人的感受與他們在乎的事情,強調拒絕原因中的人際因素

l   說明你手上的任務對他人而言的重要性

以下為一常見應用句例:

「你來找我討論真是太好了!說真的我非常樂意幫忙,但我現在需要把精力先放在團隊的工作上,下次有甚麼我能幫你的千萬別客氣,我也很期待可以跟你一起共事。」

 如果你要拒絕概念偏好:

l   將你拒絕的理由與未來的計畫或大局做連結

l   與他們討論手上的任務與長期目標帶來的影響所在

聽起來很抽象嗎?讓我們來看看這個句子:

 「我覺得你提出來的專案真的非常有趣,非常適合拓展新市場,但與我們部門的整體長期目標方向並不一致,現在我們團隊的優先項目需要先完成,才能達到我們規劃的願景。」

如何拒絕不同表達偏好的人:

l   第一區:給他們時間思考我們的回應,過一段時間後再來與他們討論

l   第三區:當下給他們表達的機會,讓他們能夠真正了解這個狀況

思考在這些情況下你會怎麼做:

如果要拒絕的對象是表達特質第一區的人,在回應他們時最好透過E-mail、訊息等非直接會面的方式;第三區者往往偏好親自見面討論。

如何拒絕不同堅定特質的人:

l   第一區:用有禮並親切地方式回應他們

l   第三區:直接切入重點,並明確表達拒絕

想想下列的說法你會如何用來回應你的同事吧:

堅定特質第一區者往往比較喜歡別人以較委婉的語氣說:「我想我沒辦法幫你完成這個專案。」;第三區者則希望別人直接地表達:「我目前無法提供協助。」

如何拒絕變通特質:

l   第一區:堅定表達自己的意願

l   第三區:為他們所需要協助的事留下一些ideas或建議

試著應用這些下列說法來表達自己的選擇:

如果要拒絕變通特質第一區的人,可以想想下列這句話該怎麼照樣造句並套用到其他類似的情況:「我們部門已經決定要提前產品發布會,所以我無法再加入其他專案了。」

 而對變通特質第三區的人則可以嘗試:「雖然我無法參與這個專案,但我可以分享幾個點子來優化你的提案,幫助你順利推進工作進度。」

正如前文所言,向別人說不在一開始往往會有點卡卡的,而當你不斷練習,並善用這些秘訣來組織對話,這將會慢慢變得容易。不僅如此,在嘗試溝通以及兼顧每個夥伴需求的過程中,你的同事也會開始欣賞你所付出的努力。

延伸閱讀:

分析偏好

結構偏好

人際偏好

概念偏好

表達特質

堅定特質

變通特質

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