「自掃門前雪」的職場環境已經落伍了,想要省時省力,跨部門合作才是王道!

如果企業想要在變化速度日益快速的現代社會中加強適應性,傳統的企業結構──一個個各做各事的部門、限定在某個職位上的職能/職責、「某某專案是某某部門的事,與我無關」等觀念,早就落伍了,我們需要的是矩陣型的跨部門團隊來應對千變萬化的現代商業需求。

在一項美國的研究中,84%的員工表示他們的所屬企業某種程度上是矩陣型的結構,麥肯錫更表示,如3M、Google、富國集團的企業都採行「人才平台」的管理方法──根據他們的專業能力以及專案之需求,各個部門、小組的員工會被抽出來放到不同的團隊中。

當員工在許多不同的團隊網絡中,支援著不同的專案並且還得向好幾個主管彙報時,搞清楚工作輕重緩急的正確順序,並且在期限前交出成果可不是這麼容易的。

對於這種制度的主管階層而言,創造能夠讓員工大展身手並茁壯成長的環境是很重要的,因此,不妨參考以下七點,幫助員工在工作時全程在線吧:

1. 確立目標

我們可以從樹立專案、團隊的明確目標開始,並且仔細說明這項工作的重要程度,以及規劃出工作時程表。請確保所有專案團隊成員,以及成員的上級主管們了解上述這些專案目標,這樣大家才能對工作有差不多的預期成果。

2.與企業的願景、未來規劃保持在一樣的航道上

讓你的團隊目標與企業願景產生連結。如果我們將團隊與整個企業連結起來,便能促進我們與員工,以及主管們的互動。

3.釐清角色與責任

當一群人聚在一起,就會有資歷、經驗、專業能力的區別,因此,一起討論每個人在團隊裡的角色、對於某些狀況的應對計畫是必要的。

4.建立信任

當你將一群來自不同部門的人聚在一起,他們可能會不知道怎麼一起做事,甚至連對方是誰都不知道,因此提供他們建立工作關係的機會是很重要的。

鼓勵員工們互相分享Emergenetics個人報告,並且在行動app上互相連結是建立關係的好起點,這樣一來,他們便能根據提示與對方互動。我也推薦團隊領導人與每個小組成員單獨談話,了解他們的優點、思維與行為偏好以及私底下的個人生活等等,這也能增進職場關係。

5.勇敢提出問題、意見

為了讓大家都能勇敢地提出問題與意見,職場環境帶給團隊成員的心理安全感是必要的。我們可以請團隊成員們思考潛在的障礙是否存在於團隊或是規畫好的工作日程表中,同時也想想團隊的計畫中會有甚麼挑戰。鼓勵團隊成員分享他們對這些障礙的看法,這有助於建立信任關係,並且也能在這些問題發生就先排除錯誤、預防,同時提升團隊績效。

6.鼓勵明確的溝通方式

身為領導者,其中一個最重要的責任便是確保溝通管道暢通,並確保員工們了解工作時程規劃、專案中的里程碑、最新狀態、做得好的部分、面臨的挑戰與任何可能的變化。你有很多方法可以讓員工時時跟上最新進度,例如:定期面談、e-mail、企業平台或是線上合作工具等。

另外,我也認為你應該要讓團隊成員的其他上級主管了解你們在幹嘛,這樣他們便能了解員工的工作時間規劃。

7.對新點子抱持開放心態

對於一切該如何進行,你心裡一定有個底。然而,直到最終成果呈現之前,鼓勵團隊表達對於專案的新idea與看法,整個團隊將會在這次工作經驗中收穫更多,成長更多。矩陣型的組織與跨部門團隊的本意是幫助企業善用員工各式各樣的認知、價值觀以及個人能力,因此,鼓勵團隊多多分享想法與觀點能幫助所有人獲得更好的專案成果。

當我們重視企業的靈活性,並且想挖掘員工多方面的優勢時,開篇提到的「矩陣型組織架構」、「跨部門團隊」以及「人才平台」等概念便會在組織內持續成長;透過上述Emergenetics全腦思維偏好的七要點,你便能讓你自己,以及全體員工準備好在不斷變化的環境下取得成功。