在這個強調效率與即戰力的時代，「專注」成了職場上的新奢侈品。儘管工具、系統、方法論層出不窮，但員工的專注力卻似乎愈發稀薄。哈佛大學醫學院心理學家 Daniel Goleman 在《Focus》中指出，真正的專注不是排除干擾，而是能「主動選擇專注對象，並持續投注注意力」。也就是說，專注力的缺乏，往往並非來自個人意志薄弱，而是來自無法掌控的外部環境。
同樣地，行為設計專家 Nir Eyal 也提醒我們，若想在工作中持續高效，「不被打擾」不只是心境，更是一種刻意設計的產物。也因此，當我們把員工工作效率的問題，簡化為「是否夠專心」時，便忽略了背後更根本的提問：我們是否有為員工創造一個讓他們能夠專心的條件？
工作空間如何影響員工的內在動機
當企業思考如何提升員工效率時，常聚焦於流程優化與績效指標，卻容易忽略一個更深層的變數——空間如何影響人的心理狀態與動機運作。哈佛商學院教授 Teresa Amabile 在其研究中指出，員工的創造力與生產力，與他們是否感受到「支持性環境」高度相關，而這個環境包括物理空間的設計、情緒氣氛與互動模式。
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簡單來說，員工的內在動機不只是來自任務本身是否有意義，也取決於他們是否能「自在地工作」。當空間設計忽略了人與人之間的差異，例如：有人需要安靜、有些人需要動態、有些人則渴望社交連結，這些看似微小的「不適感」便會逐漸侵蝕員工的專注力與投入感。效率，於是從此開始下滑。
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「對症下藥」：喚醒員工專注力的三大原則
既然專注力與工作效率與外在環境息息相關，那我們能怎麼設計一個更有彈性的工作空間？Nir Eyal 提出三個關鍵原則：
創造回饋通道
專注力的障礙，常常是員工說不出口的煩躁與卡點。若能透過匿名問卷、定期對話，主動邀請員工指出什麼讓他們難以專心，企業就能在第一時間拆解干擾源。
建立心理安全感
讓員工知道，他們的聲音被聽見，而且不會被貼標籤或質疑動機。心理學研究證實，感受到尊重與接納的團隊，更能保持穩定的專注力與創造性。
鼓勵具體實作法
例如：開會後保留無通知時段、允許關閉訊息提示、設立「安靜區」或「行動休息站」等。這些具體行動的價值，不只是物理變化，更是象徵企業對專注力的重視。
這三個原則，表面看似簡單，實則需要系統設計與持續優化。而若我們能再進一步連結到每位員工的思維與行為偏好，將能讓這些策略發揮加乘效益。
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為甚麼各個思維/行為偏好會分心呢？
每位員工的專注力來源不同。Emergenetics全腦思維模型將員工分為分析、結構、人際、概念四大偏好，並結合表達、堅定、變通三大特質。了解這些偏好，有助於管理者針對性地優化工作環境。
分析偏好
如果工作效率被不相干的東西擠滿的話，分析偏好顯著的人們可能會因此分心，或者當人們四處走動、大聲說話時，對他們而言也是一種干擾。想幫助他們的話，就提供一個整潔、寧靜的工作空間吧。
請記得：雖然分析偏好顯著者在不斷蒐集相關資料時看起來可能跟當下的任務有點脫節，但給他們這樣的時間與空間其實能幫助這些人推展進度，且當未來需要相關資訊時，現在蒐集的資訊便能派上用場。
結構偏好
當工作效率雜亂無章，或是工作環境讓他們找不到東西的話，結構偏好顯著者便會難以專注。因此，不妨邀請他們依照自己的邏輯來布置、整理工作空間，這樣既能為他們舒緩壓力，更能提升工作效率。
請留意：你可能會注意到這些人比起較大的專案、任務，更喜歡做小而美的項目。另外，若能讓他們有一個明確的任務清單，將能進一步提升專注程度。
人際偏好
如果為了提升工作效率，讓每個人都較為孤立的狀態，且難以尋求他人的觀點，那麼人際偏好顯著者可能就會難以專注。因此，試著提供他們團隊合作的機會，並且鼓勵工作時段之外的團隊線上/實體聚會。
請記得：雖說人際偏好者對人的關切有時可能會看起來與工作沒什麼關係，但像這樣的人際連結能有效幫助他們更加專注於自己的工作上。
概念偏好
若是工作環境氛圍較為沉靜，概念偏好顯著者可能就難以專心在工作上。因此，可以在辦公場合附近創造一個允許員工散散步、聽podcast或做一些新鮮事的空間，以此有效提升創造力與工作動力。
請記得：概念偏好者可能看起來手上會有很多事情在進行。鼓勵他們在咖啡廳裡工作能有效提振精神，並提高工作效率。
表達特質
當一旁有人在說話或背景有音樂時，落在第一區的人們往往難以專心工作；第三區的人們則難以忍受太安靜的環境。如果你的企業是實體上班，提供一個允許活動的開放討論、工作空間，同時也保留安靜的辦公空間。或是如果企業對於辦公環境的觀念比較開放，也可以允許員工戴著耳機，自主創造理想的工作環境。
堅定特質
落於第一區的員工往往會因為即將到來的期限而感受到壓力；第三區的員工則往往喜歡將挑戰極限，把事情放到期限前再一次完成。若想支持各個堅定特質的員工，可以給予事前通知、導引資訊，並盡量讓員工們能夠照他們自己的步調做事。
變通特質
變通特質落在第一區的員工往往不喜歡同時做太多事，而第三區的員工則喜歡一心多用。若想幫助所有變通特質的員工，試著鼓勵他們自主選擇自己處理工作的順序。
管理者往往會將自己的偏好與標準套用至整個組織，因為這能有效提升他們的工作產能，並且，他們也想將這樣的好處推廣至整個團隊。雖然立意良善，但讓員工善用自己的優勢才是最好的方式。
透過提供意見表達的管道，設立健康的工作界線，並且創造一個尊重所有差異的工作環境，你便能幫助員工專心致志地投入工作，讓他們拿出最好的表現。
高效團隊的空間原則：兼顧安靜、彈性與連結感
真正能夠提升專注力與效率的職場空間，從來不是一種標準設計，而是能回應多元需求的「適性環境」。以 Emergenetics® 的偏好模型為基礎，我們可以依據不同思維與行為特質，調整空間使用方式與工作節奏，創造出既不干擾也不孤立的高效環境。
關鍵不在於打造完美場域，而在於創造讓每一種偏好都能「被看見、被尊重」的彈性系統。管理者若能以此為基礎設計團隊的運作空間，不只能提升專注力，更能釋放整體團隊的潛能。
讓每種偏好都能專注，就是你最好的領導力
在這個資訊過載、節奏飛快的工作環境中，專注力已不再是一種單一技能，而是一種能夠人為創造的條件。而作為領導者，真正的挑戰不是如何讓員工「更努力」，而是如何打造一個容納差異、讓每種偏好都有空間專注的環境。
當你開始從「自己習慣的工作方式」中抽離，改以理解與回應團隊成員的思維與行為模式，你將會發現，團隊的高效從來不是一種齊頭式的節奏，而是多元並進的動能。
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